Beim Arbeitszeugnis zählen nicht nur die inneren Werte

Gastbeitrag / Öffentliches Personalrecht, Privates Arbeitsrecht / 28. April 2019

Als ob es nicht schon genug schwierig wäre, einen Mitarbeitenden zu beurteilen und ein wahres und wohlwollendes Arbeitszeugnis zu schreiben, stellen sich auch bezüglich der Form Herausforderungen, die das Leben von Autorinnen von Arbeitszeugnissen erschweren. Im vorliegenden Beitrag werden deshalb vier häufige Fragen beantwortet, die sich im Hinblick auf die Form von Arbeitszeugnissen immer wieder stellen.

Abstract: Ein Arbeitszeugnis muss sowohl mit dem Ausstellungsdatum versehen sein als auch die Anstellungsdauer benennen. Das Ausstellungsdatum hat grundsätzlich dem effektiven Datum zu entsprechen. Für das Enddatum ist der Tag massgebend, an dem das Arbeitsverhältnis endet und nicht das Datum, an dem die Mitarbeiterin letztmals physisch anwesend war. Die Unterzeichnung eines Arbeitszeugnisses muss (mindestens) von einer hierarchisch übergeordneten Person rechtsgültig und eigenhändig erfolgen. Hinsichtlich der Sprache des Arbeitszeugnisses besteht keine freie Wahl, die am Arbeitsort übliche Sprache ist in der Regel zu akzeptieren. Und schliesslich bestimmt der Arbeitnehmer, ob er ein Vollzeugnis oder lediglich eine Arbeitsbestätigung wünscht, wobei es ihm auch freisteht, beides zu verlangen.

Wie muss das Arbeitszeugnis datiert werden?

Das Arbeitszeugnis ist im rechtlichen Sinne eine Urkunde, was bedeutet, dass es Tatsachen von rechtlicher Bedeutung beweist. Unter Umständen kommt deshalb der häufigen Frage nach dem korrekten Datum für ein Arbeitszeugnis grosse Bedeutung zu. Dies insbesondere dann, wenn nicht zwischen dem Ausstellungsdatum und dem Enddatum der Anstellung unterschieden und lediglich das Ausstellungsdatum auf dem Arbeitszeugnis aufgeführt wird. In diesen Fällen ist mindestens fraglich, ob das Ausstellungsdatum gleichbedeutend mit dem Enddatum der Anstellung ist.

Zwischen dem Ausstellungsdatum und dem Enddatum der Anstellung ist zu unterscheiden.

Das Ausstellungsdatum (Datum der Unterzeichnung) muss grundsätzlich dem effektiven Datum entsprechen. Wird also ein Arbeitszeugnis am 24. April 2019 unterzeichnet, dann soll es auch das Datum vom 24. April 2019 tragen. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz kann gemäss Rechtsprechung und herrschender Lehre dann gemacht werden, wenn die Verantwortung für die verspätete Ausstellung einzig bei der Arbeitgeberin liegt (z.B. wenn das Arbeitsverhältnis zwar bereits per Ende Januar 2019 beendet worden ist, das Arbeitszeugnis aber auf dem Stapel der zu erledigenden Dinge bis am 24. April 2019 «liegen bleibt»). In solchen Fällen darf beziehungsweise muss das Datum angegeben werden, an dem die Ausstellung des Zeugnisses hätte erfolgen müssen (Enddatum der Anstellung, im genannten Beispiel Ende Januar 2019). Wer also zeitnah ein Arbeitszeugnis ausstellt und es mit dem Datum der Unterzeichnung datiert wird diesbezüglich keine Probleme haben.

Das Enddatum der Anstellung, welches ebenfalls im Arbeitszeugnis zu erwähnen ist, meint das rechtliche und nicht das faktische Ende. Auch wenn also beispielsweise am Ende des Arbeitsverhältnisses noch Ferien- oder Kompensationstage bezogen werden oder eine Mitarbeiterin freigestellt wird, ist trotzdem das Datum (in der Regel Monatsende) zu nennen, an dem das Arbeitsverhältnis endet und nicht das Datum, an dem die Mitarbeiterin letztmals physisch anwesend war. Es wird deshalb empfohlen, dass im ersten Abschnitt des Arbeitszeugnisses erwähnt wird, von wann bis wann die Mitarbeiterin angestellt war.

Wer darf bzw. muss das Arbeitszeugnis unterzeichnen?

Stellt der Arbeitgeber gegen den Willen des Arbeitnehmers lediglich eine Arbeitsbestätigung aus, muss dies nicht akzeptiert werden. Obwohl in der Regel «automatisch» am Ende des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis von der Arbeitgeberin ausgestellt wird, besteht dazu keine gesetzliche Pflicht. Das Arbeitszeugnis muss von den Arbeitnehmenden verlangt werden. In kantonalen und kommunalen Personalrechtsnormen kann dies anders geregelt sein (z.B. § 49 Personalgesetz Kanton Luzern). Gemäss Art. 330a OR kann der Arbeitnehmer jederzeit vom Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis verlangen. Mit Arbeitgeber ist in diesem Fall eine vertretungsberechtigte Person gemeint, welche hierarchisch und funktionell übergeordnet sein muss. Gleichordnung oder Unterordnung genügt nicht, dies wirkt kränkend. Die Unterzeichnung muss rechtsgültig und eigenhändig erfolgen. Bei Einzelunterschrift genügt somit die Unterschrift des Zeichnungsberechtigten und bei Kollektivunterschrift (zum Beispiel zu zweien) ist die Unterschrift von zwei Personen erforderlich. Es wird ausserdem empfohlen, dass das Arbeitszeugnis von der direkt vorgesetzten Person (mit-) unterzeichnet wird, da meist sie es ist, die das Arbeitszeugnis verfasst hat. Es besteht weder ein Anspruch auf Unterzeichnung durch eine bestimmte Person noch ein Anspruch darauf, dass eine bestimmte Person nicht unterzeichnet.

Besteht freie Sprachwahl beim Arbeitszeugnis?

Um es kurz zu machen: Nein, es besteht keine freie Sprachwahl beim Arbeitszeugnis. Grundsätzlich ist ein Arbeitszeugnis in der Sprache abzufassen, die am Arbeitsort üblich ist (vgl. Urteil des Bundesverwaltungsgerichts vom 27. Juni 2012, A‑32/2012 E. 7.1.2). Eine Tessinerin, die in der Romandie arbeitet, hat somit nur Anspruch auf ein Arbeitszeugnis in französischer Sprache. Ausnahmen sind Arbeitsverhältnisse, bei denen die Arbeitssprache nicht der am Arbeitsort üblichen Sprache entspricht oder die stark international geprägt sind. In solchen Fällen besteht Anspruch auf zwei Arbeitszeugnisse in den unterschiedlichen Sprachen (bei internationalen Organisationen neben der Landessprache des Arbeitsortes zusätzlich meist Englisch).

Vollzeugnis oder Arbeitsbestätigung?

Gemäss Art. 330a Absatz 1 OR kann der Arbeitnehmer jederzeit vom Arbeitgeber ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht. Bei diesem beschriebenen Arbeitszeugnis handelt es sich um das sogenannte «Vollzeugnis» im Gegensatz zur «Arbeitsbestätigung», welche sich nur auf Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses zu beschränken hat. Ob ein Vollzeugnis oder eine Arbeitsbestätigung ausgestellt wird liegt nicht im Ermessen der Arbeitgeberin. Die Gesetzesbestimmung ist diesbezüglich klar. Ausserdem steht es dem Arbeitnehmer frei, sowohl ein Vollzeugnis als auch eine Arbeitsbestätigung zu verlangen (vgl. BGE 129 III 177, E. 3.2).

Die Arbeitnehmerin bestimmt, ob sie ein Vollzeugnis oder lediglich eine Arbeitsbestätigung wünscht, wobei es ihr auch freisteht, beides zu verlangen.

Stellt der Arbeitgeber gegen den Willen des Arbeitnehmers lediglich eine Arbeitsbestätigung aus, muss dies nicht akzeptiert werden. Obwohl in der Regel «automatisch» am Ende des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis von der Arbeitgeberin ausgestellt wird, besteht dazu keine gesetzliche Pflicht. Das Arbeitszeugnis muss von den Arbeitnehmenden verlangt werden. In kantonalen und kommunalen Personalrechtsnormen kann dies anders geregelt sein (z.B. § 49 Personalgesetz Kanton Luzern).

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